Formation Outlook Perfectionnement

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Présentation

Vous travaillez sur la messagerie Outlook. Vous aurez la possibilité d’approfondir l’utilisation de la messagerie Outlook : utilisation de l’agenda, du calendrier, des réunions, et des différents éléments.

Objectifs pédagogiques

À l’issue de cette formation vous serez capable de :

Optimiser l’interface d’Outlook
Gérer efficacement la surcharge d’informations
Organiser et gérer les réunions
Utiliser les fonctions avancées organisationnelles d’Outlook
Gérer le calendrier et les tâches
Développer des stratégies de classement et d’archivage

Prérequis
Utilisateur ayant une bonne maîtrise de l’outil informatique

Pour quels profils ?
Assistants, secrétaires, collaborateurs, responsables…

Matériel à disposition
Serveur et Cloud de partage, WIFI
Mac ou PC ayant :

Ryzen 7 – M1 – 16-32 Go RAM
Disque dur 1To SSD
Ecran 24-27 pouces

Et plus encore…
Bonne humeur, devinettes et partage… le petit plus dans un contexte idéal d’apprentissage !
En présentiel : Accueil avec café, thé, madeleine,…
En distanciel : sur Teams ou Zoom à votre convenance.

Contenu de formation

Optimiser son interface Outlook

Maîtriser l’interface pour optimiser son utilisation
Exploiter les outils intégrés pour une organisation simplifiée
Faciliter l’accès aux informations essentielles
Structurer son carnet d’adresses avec des groupes de contacts
Synchroniser son smartphone avec l’agenda et les contacts
Utiliser efficacement les raccourcis clavier pour gagner du temps
Configurer son interface Outlook pour une meilleure adaptation à ses besoins

Identifier / trier / traiter la surcharge d’informations

Filtrer les messages non pertinents pour maintenir la propreté de la boîte de réception
Créer des réponses prédéfinies pour gagner en efficacité
Identifier et signaler les e-mails importants
Établir des règles pour la lecture et la réponse aux e-mails
Pratiquer la gestion des messages indésirables pour une boîte de réception plus ordonnée

Créer une réunion

Gérer les participants et ressources d’une réunion
Répondre à une invitation
Supprimer une réunion

Les éléments

Qu’est ce qu’un élément
Sélectionner ou rechercher des éléments
Gérer les éléments
Grouper et filtrer les éléments
Imprimer les éléments

Gérer son calendrier et prioriser ses tâches

Avoir une vue d’ensemble de sa journée de travail grâce à Outlook
Utiliser le calendrier pour gérer son emploi du temps
Partager son calendrier avec ses collègues pour une meilleure coordination
Convertir les e-mails en tâches ou rappels pour une action rapide
Planifier des réunions facilement et inviter les participants
Organiser ses activités quotidiennes avec les tâches et les suivre
Adopter des bonnes pratiques dans l’utilisation des tâches pour une productivité accrue
Mettre en pratique l’organisation de réunions et la gestion des rappels